多くの方が抱える悩み

そもそも自社システムって何？

どんなシステムができるのか

私たちの強みはWebシステムです。PCへインストールするタイプのシステムと違い、URLにアクセスしてユーザーIDとパスワードがあれば何処からでもアクセスができるのが大きな強みです。

リモートワークを採用している企業が多い現在、特にニーズの高いこのWebシステムを導入することで、今後の事業展開や現在抱えている業務負担を解消します。

具体的に「どんなシステム」が作れるの？

より具体的なイメージが掴めるよう、過去にシステムを導入した事例を業種と共にご紹介します。

業種	福祉
概要	給与・シフト管理システム
詳細	従業員のシフト登録から給与計算、、支援計画の作成、ご利用者様の利用希望日時等の予約管理など業務全般を支えるシステム

業種	教育・研修
概要	研修システム
詳細	研修で使用する問題集の登録と、オンライン回答機能、自動集計とスコア算出をする業務管理システム

何をシステム化すればいいかわからない

困っているけど何を依頼すればいいのかわからず、解決するかどうかもわかりません

私たちを選んで頂く多くの理由は、システム導入が始めてでも任せやすく、説明がわかりやすいという点です。

他のシステム会社に依頼しても話が複雑でわかりづらく、解決するかも知れないが不安が残るという声が多く、私たちではそういったお客様にも安心してご依頼いただけるように面談から提案、資料作成までを徹底しています。

Excelやフリーソフト任せの仕事はもう終わり

日常的に使う資料や情報管理に、Excelやフリーソフトを使っている会社は多いはずです。他社とやり取りをするために必要であったり、まだまだ業務や従業員数も少なく既存のソフトで十分であったりする場合にはさほど問題にはなりません。

ただ、規模や管理ファイル数が多くなりすぎて、統一感がなくなってしまう、勝手に消えてしまった、何処にいったかわからなど、少しでも思い当たることがあればシステム化すべきです。

既存システムのリニューアルと保守

既に別のシステム会社に依頼した自社システムを導入済みの方で、そのシステムのリニューアル等につきましてもご相談を受け付けております。

• 前の会社と金額の折り合いがつかない
• 要望した内容と違ったものが納品される
• 連絡してもレスポンスが悪い

特に他社からの乗り換えを検討されている方は、こういった理由でのご相談が多いです。

もっと使いやすくしたい

リニューアルまたは保守契約をする上では、既存のシステムを改善させたい方がほとんどです。具体的に「どうしたいか」が定まっていなくても、お話を伺う中でご提案させていただきますのでご安心ください。

私たちと長くお付き合いのあるお客様のほとんどに、レスポンスの早さと最後まで責任をもって対応してもらえるという点を評価いただいております。ただ単にシステムを回収して付け焼き刃の使いやすさだけを求めるだけでなく、いつでも気軽に相談してわからないことが聞ける、そういったトータルでの使いやすさを求めている方にこそ、私たちはお力になれます。

新しい機能が欲しい

新規事業の展開や、既にあったシステム化できていない業務を新しく機能追加してほしいといったご相談につきましてもお請けしております。

他社に開発してもらったシステムで、他の会社に依頼してもなかなか許諾がもらえなかったり、調査費用として高額請求されたりするケースは多いです。その辺りのお悩みにつきましてもしっかりと考慮した上で、私たちがお力になれることをご提案いたします。

保守契約だけを依頼したい

システムの概要をお伺い、現状を調査した上で引き受けております。

現在ご依頼中の会社が事業撤退する、条件が合わないといったケースで、今後リニューアルや増築もしていきたい要望のあるお客様などにご依頼いただいております。中には保守契約は続けてくれるが、増設やリニューアル、セキュリティのアップデートに応じてくれず困っているというケースもあります。

他社への乗り換えは判断が難しいポイントですが、現状抱えている問題を解消するために依頼できるかどうかの有無に関わらず、お気軽にご相談ください。

導入のメリット

現在抱えている問題をシステム化する具体的なメリットはなんなのか？

人員コストの削減やセキュリティ面の強化など目に見えやすいメリットも数多くあります。しかしシステム化の最大のメリットは、業務の根本的な問題解決にあります。

業務の体制化

やらなければならないことがわかっていても、なんとなく済ませている、そんな業務を改善する業務の体制化が自社システムを導入することで解決します。

メイン業務の見直し

福祉業界を例にあげると、支援計画やモニタリングシートの作成や管理といった業務があります。これらをExcelやWordで管理することもあれば、手書き時代のものが混ざっている、そんなケースも少なくありません。

他の業界でも、こういったメインとなる業務の管理体制が統一化されていないことが多く、その作業で余分な時間が割かれ、新規事業へ移れないケースや引き継ぎが上手くいかないことで人が辞めるたびに打撃をうけている会社もあります。業務をシステム化することは、会社をデジタル社会の波に乗せることが目的ではなく、簡略化できる業務を見直し、改善するきっかけです。

業務によっては既存のパッケージが販売されており、それらを使ってやりくりしている会社もあります。しかし、会計ソフトなど汎用的なもの以外では既存のものでは拡張性が低かったり、他の業務と連動できず色んなソフトを覚えて使い分けしなければならなかったりして、より複雑化してしまうこともあります。

それら全てを考慮した上で解決できることが、自社システムを導入する上で大きなメリットです。

人員と在庫の管理

業種問わず問題として挙がってくるのが従業員の管理体制です。

事業規模に対してスタッフ数の多い業種は、紙ベースでの履歴書やシフト管理は限界があります。他にも、社内間での報連相が上手く行かず、日頃から業務に支障が続いているケースも良く相談をうけています。そんな現状を解決するためは、独自の体制に合わせられる自社システムの導入は大きなメリットです。

仕入れや製造などで在庫管理を必要とする業種では、特に商品管理の独自システム化をおすすめしています。既存のパッケージでは扱っている商品の特性に合っておらず、管理がずさんになってしまいがちです。システムに頼っている部分はあっても、一部はExcel等を使い間接的に紙ベースで済ませてしまってしまい、業務量が圧迫しているケースも多いです。

自社で扱う商品の特性や量、製造・仕入れから販売までの流れを踏まえた上で、それに合った独自システムを導入することで、作業量の大幅削減や不良在庫の減少などの解決につながる点においても大きなメリットと言えます。

情報共有と管理

業務管理システムを導入することで自然と生まれるメリットとして、情報共有の円滑化と管理のしやすさが挙げられます。無料で使えるツールなどで管理していると、少人数体制であれば把握できていたものが、人数が増えるにつれ対応できなくなってきます。

便利なツールはたくさんありますが、これらはアップデートにより使い勝手が変わり、自社では必要のない機能が増えすぎて複雑化してしまい、新しく入った従業員に使い方を教えられないような状況にも陥りやすいです。

そうならないためにも、早めの導入による管理体制することをオススメしています。

「どこにあるの？」をなくそう

ファイル管理をしていると、どのパソコン・USBに保存したかわからなくなってしまい、探すだけで無駄に時間が費やされるようなこともあります。クラウドに保存していても、肝心の場所がわからなくなり、作成する人によって複数の場所に分散してしまうケースも多いです。

こういった無駄を無くすためにもシステム導入は活躍します。それが結果的に人員コストの削減に繋がり、利益に費やす時間が増えるきっかけにもなります。

「知らなかった」をゼロに

従業員間で連絡が取れているつもりでも、一方が見ていなかったり、既存のツールやアプリを使っている関係上把握しづらかったりすることが「知らない」を生みます。これがお客様（エンドユーザー）とのやり取りで発生してしまうとクレームに繋がります。

電話連絡をシステムによるお問い合わせフォームで一元管理するというだけでも、こういったミスは防げ、履歴としても残すことができて振り返りもしやすいというメリットがあります。

属人化の解消

属人化とは

企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。

https://www.weblio.jp/content/属人化

便利なツールを上手く使いこなし、社内体制をデジタル化できていても１社員に任せきりになってしまう、いわゆる属人化が多くの会社で発生しています。

こういった危険な状態を解消するためにも、システム化に大きな役割があります。

「辞められたら終わり」からの脱却

属人化してしまうと、その依存度が大きくなればなるほどその社員が辞められた時のダメージが大きくなってしまいます。それが専門的知識や技術が必要なものでなければ、社員全員が対応できる状態を目指すためにもシステム導入は必要であり、導入することで誰にでも業務が任せられるという大きなメリットが生まれます。

「彼・彼女にしかできない」を減らそう

専門的な業務であったとしても、それに合ったシステムが実現できれば特定の人に頼り切りになる状態を防ぐことができます。こういった「その会社にとって必要なもの」を求めることこそ、自社システムの導入における本質です。

どのように改善すれば良いか、果たして解決できるかどうかなどにつきましては、ご相談いただいた上で共に解決案を導き出していきますので、その業種での専門的な内容になる場合でもお気軽にご相談ください。

知っておくべきデメリットと対策

導入することによるデメリットはありますか？

デメリットと言っても、しっかり理解して活用すれば解消できるものばかりです。

不良在庫化を防ぐ

システムを導入しても上手くいかないケースの大半が、システムの不良在庫化です。

使わなければ意味がない

せっかく導入したシステムも、使わなければ全く意味がありません。依頼する前段階ではピンと来ないかも知れませんので、実際の業務に置き換えて考えてみてください。

新しくシステムを導入して、翌日からの業務はシステムを使った方法へ移行しようとします。しかし今までの慣れたやり方から脱却できず、活用されなくなってしまうケースがあります。ここで考えるべき問題点は２つです。

1. 完成したシステム自体がそもそも使いづらい
2. システムの活用に悲観的になっている

完成したシステム自体がそもそも使いづらい

最初の段階で使いづらさを感じる部分が出てくることはごく自然なことです。要望したとおりに出来上がっていない部分はしっかり希望の様式になるよう要望しましょう。

私たちの会社では、仕様と異なる点や使いづらさのある箇所については、保守費用内で改善まで対応いたしますので、余分な費用はもちろん頂戴いたしません。

※仕様変更等につきましては、見積もり・ご相談に応じて対応いたします

システムの活用に悲観的になっている

新しくシステムの使い方を覚えるのは最初の頃は大変です。しかし、使い慣れていかなければせっかく良いシステムを高い費用を払って導入しても意味がありません。

社内で導入したシステムを使う理由をしっかり明確にして、移行する体制を取ることまでができてこその自社システムの意味があります。移行段階では旧方式に依存しがちですが、しっかり見直しをしてデメリットを解消しましょう。

定期的な見直しと改善

導入したシステムを使っていたとしても、定期的な見直しと改善がされなければやはり不良在庫化してしまいます。

使いにくい部分はしっかり改善させ、必要な機能があれば増設していくことが、本質的な改善へと繋がります。また、コストカットを意識しすぎて必要なセキュリティ機能が疎かになったり、使用頻度に見合わないサーバーでの運用をし続けたりすることも不良在庫化する原因となります。

また、どれだけ優れたシステムであっても時間が経つにつれアップデートが要求されます。開発会社がそういった提案や情報共有を積極的にしているかどうかも、システム開発を依頼する際には押さえて置きたいポイントでもあります。

私たちはこういったデメリットを生まないためにも、定期的な見直しと改善を行っています。原則として保守費用内で行い、必要に応じてご提案、お客様の納得のいかない負担を押し付けることは一切致しません。

思いつき経営からの脱却

システム導入においては、先に挙げたデメリットとは逆のパターンでのマイナス面も発生することがあります。それは、思いつき経営による無理なシステム改修と増設です。

行き当たりばったりは無くす

思いつきでどんどんと機能を増やしていくと、当初の導入目的から大きく逸れていたり、機能が複雑化して限られた人しか使いこなせなくなったりすることがあります。そうなるとせっかく業務改善を目的に導入意味がありません。

私たちはお客様の要望を吟味した上で、無理な増設や改修はせず、本当にお客様が必要としている使いやすいシステムになるように目指しております。思いつきで打診のあった要望は安易にお請けせず、 別のご提案や別システムとしての導入、またはシステムそのものをリニューアルして全体像から見直すなど、お客様の状況に合わせてご提案いたします。

話し合いと議論を惜しまない

自社システムを導入するからには、やはり働く従業員の使いやすいものを目指さなければなりません。その上で、普段から使う方からお話を伺ったり、議論の場を設けたりしながら、現場からの目線を疎かにしないことが求められます。

経営者主体となり使いづらいものにならないよう、必要な話し合いや現場内での意見共有を定期的に行うことで、大半のデメリットを回避解消することができます。

金額と納期

自社システムを導入する上で、お客様がもっとも気にされているのが金額と納期です。業種やシステム化する業務によって異なりますが、参考のためいくつかご紹介します。

初期費用とランニングコスト

まず気になるのが初期費用です。ユーザー登録や在庫管理などの本格的な業務管理システムを導入する場合は、300万〜500万円程度は最低でも考えて置く必要があります。

対して、お問い合わせをシステム化させるなど、ホームページ制作の延長で行える業務もあります。そういったケースでは30万〜100万円未満で実現できることもあります。

システム開発の相場とは

これらの金額がシステム開発を依頼する上でリーズナブルかどうかという問題が出てきます。同じシステムを依頼したとしても、500万円の見積もりを出す会社もあれば、2,000万円の見積もりを作成してくる会社もあります。

この場合、ただ額面だけで判断したいことが大切です。安い会社は要望している機能までは考慮していないことも考えられ、高い会社は要求していない機能まで提供してくる可能性があります。

その見極めをするためにも、色んなシステム会社に見積もり依頼をして比較してみてください。そうすると自分たちが実現したいシステムにどの程度支払うのが妥当なのか、薄っすらと見えてきます。

ランニングコストとサポート

自社システムを導入した場合、ランニングコストとして保守費用が必要になります。ここでの金額についても、判断が難しいポイントです。

では、500万円のシステムで保守費用が10万円/月の場合、この金額は妥当でしょうか？

残念ながら、額面だけでは絶対に判断がつきません。

保守と言っても、システムを設置するサーバーを運用するだけの場合もあれば、カスタマーサポートとして気軽に相談に乗ってくれたり、軽微な修正なら快く対応してくれたりするケースもあります。

また、複雑で高額なシステムを導入すればそれだけ保守費用が高額になることも頭に入れておきましょう。なぜなら、少しの改修や増築依頼で考慮すべき範囲が多くなり、対応する労力や時間もかかるからです。そのため、初期費用は高いが月額の維持費が安すぎる見積もりが出された場合においても懸念する余地があるということも考えておきましょう。

稼働時期と耐用年数

もう一つの気になる点が納期についてです。これも依頼するシステムの内容によって大きく違ってきますが、ある程度の目安として参考にご紹介します。

企画から納品まで

私たちの運営する「児発ねっと」というポータルサイトは、企画設計からサービス提供まで３〜４ヶ月です。自社の発案ということもあり、企画設計や実際の開発期間は短縮されているため、この規模のプロジェクトであれば６ヶ月程度が目安となります。

時間が経てば経つほど、お客様の状況も変わることも考慮しなければならないため、よっぽど大規模なものや、金融系など特殊なシステムを依頼しない限り、１年以上の納期を指定されるケースはありません。

長期的になりそうなご依頼は、優先度の高い機能を先行して実装して納品、保守へ移行した段階で優先度の低い機能を順次増設するという流れをとることがあります。こうすることで、導入から定着までの流れをスムーズにする対応方法もあります。

定期的なリニューアル

システムにも耐用年数があります。これは物理的に使えなくなるというよりは、セキュリティ面の強化や使い続けていく上での改善が大きな理由です。

システム開発で使用する言語等においても、サポートの期間が設けられており、１０年以上全く変更なく使い続けることはほぼ不可能です。そうならないためにも、定期的なリニューアルをすること、必要に応じて大型リニューアルの必要があることも想定しておきましょう。

ですが、費用面の負担も考慮したいところです。そういった負担をできるだけ解消できるよう、私たちが提供するシステムは日頃のサポートやご相談に応じることで、できるだけ長い期間使い続けられるシステムを目指して取り組んでおります。

今すぐ始める3つのコト

自社システムの導入をお考えの方、または業務改善のために何から取り組めば良いかお悩みの方は、まずご紹介する３つに取り組んでみてください。そうすれば、自分たちにどんなシステムが必要なのか、もしくは必要ないのではないかが見えてきます。

1. 抱えている悩みを書き出そう
2. 社内で話し合おう
3. 積極的に問い合わせしよう

抱えている悩みを書き出そう

どんな自社システムを実現したいのか、何に困っているかなどを思いつく限りコピー用紙の裏面にでも箇条書きにして書き出していきましょう。

頭の中だけで考えを巡らせていても、不安は積もる一方でいざ解決しようにも何から取り組んで良いかわかりません。それを解消するためには、目に見える形で羅列していくことが大切です。

思い浮かんだ悩みや問題に感じていることを書き出し、見直しを繰り返していると、それらの原因になっていることや、代用できること、そもそも解決させる必要のないもの、本当に解決させなければならないことが浮き彫りになってきます。

社内で話し合おう

悩みを書き出す上でも大切なことは、社内でしっかり議論し、別ポジションの人からの意見も聞くことです。

経営者さんや管理者さんだけが問題を認識しており、相談に来られるケースが多く、実際に導入したシステムを使う従業員の立場からの悩みが疎かになっていることがあります。その場合、本当は導入する必要のないシステムが出来上がってしまうことにもなりかねません。

経営者、管理者・マネージャー、事務、現場、営業、そして場合によってはエンドユーザーからのご要望やクレームなども踏まえた上で、ミーティングの時間を設けてみてください。

積極的に問い合わせしよう

自社システムの開発を依頼するかどうかに関わらず、ご相談・お見積りの問い合わせをしていきましょう。これは私たちだけでなく、他のシステム開発会社へ対しても積極的に問い合わせてみましょう。

会社によって提案される内容は異なり、金額面に関しても大きな差があります。することで、どんなシステムが出来上がるのか具体的にイメージしやすくなり、どの程度の費用が相場なのかもわかります。

システム導入後の保守に関しても依頼する場合は、担当してくれる相手が相談しやすいかどうか、レスポンスが良くわからないことでも丁寧に説明してくれるかどうかなどを参考にしつつ、依頼先を選ぶことをオススメします。

システム開発を依頼する多くのお客様は、手探りで答えを探していることがほとんどです。そのため、こういった入念な準備を介して良い依頼先を見つけましょう。